FAQ
Häufig gestellte Fragen

Auf viele Fragen haben wir bereits Antworten. Schauen Sie sich hier einfach mal um.

Wie kann ich mich registrieren?

Sie können sich unter www.heptavote.de/register kostenfrei anmelden.

Kann ich Vereins-Abstimmung testen?

Ja, nach der kostenfreien Registrierung können Sie jederzeit eine Test-Veranstaltung anlegen. Test-Veranstaltungen sind grundsätzlich kostenfrei.

Wie kann ich die Vollversion aktivieren?

Die Vollversion wird automatisch aktiviert, sobald Sie in den Einstellungen unter Zahlungsart ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegen.

Gibt es ein Handbuch oder Anleitungen zu HEPTAVOTE?

Neben diesen FAQ finden Sie auf unserem YouTube-Kanal Videos, die Ihnen und Ihren Teilnehmern HEPTAVOTE genauer erklären.

Die Videos finden Sie auch gesammelt in einer Playlist unter https://www.youtube.com/playlist?list=PLGGeqcQxCkSLwgaLflxmP-4ltN2hJL0sh.

WIE LANGE SPEICHERT IHR DATEN ZU VERANSTALTUNGEN?

Die Veranstaltung selbst speichern wir gemeinsam mit dem PDF-Bericht standardmäßig für 6 Jahre.

WIE ERFOLGT DIE ABRECHNUNG VON VERANSTALTUNGEN?

Bevor Sie eine Veranstaltung anlegen können, müssen Sie Zahlungsdaten hinterlegen. Nach Beendigung einer Veranstaltung erhalten Sie die Rechnung und der Rechnungsbetrag wird abgebucht. Zahlen können Sie aktuell nur per SEPA Lastschrift.

Kann ich einem Teilnehmer Eine Vertretungs-Berechtigung für einen anderen Geben?

Sollte ein Teilnehmer an der Veranstaltung nicht teilnehmen können und einen Vertreter benennen, können Sie dem Vertreter die zusätzlichen Stimmrechte für die nicht teilnehmende Person übergeben. Denken Sie dabei bitte daran, die Stimmrechte für den anderen Teilnehmer zu entfernen.

Muss ich alle Teilnehmer per HAND EINTRAGEN ODER KANN ICH DIESE IMPORTIEREN?

Nein, Sie müssen nicht alle Teilnehmer händisch eintragen. Sie können einfach eine Excel-Liste hochladen. Eine Beispiel-Datei können Sie hier herunterladen.

KÖNNEN WIR MIT EUCH EINEN AV-VERTRAG SCHLIEßEN?

Der Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung wird bereits mit Abschluss der Registrierung geschlossen. Dieser ist expliziter Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen. Den Vertrag selbst können Sie unter heptavote.de/datenschutz/av-vertrag abrufen.

BENÖTIGT JEDER TEILNEHMER EINE E-MAIL ADRESSE?

Nein, Sie können auch Teilnehmer ohne E-Mail Adresse hinzufügen. Der benötigte Authentifizierungs-Code für die Veranstaltung wird Ihnen dann angezeigt und Sie können diesen dem Teilnehmer mitteilen.

WIR MÖCHTEN VEREINS-ABSTIMMUNG AUCH FÜR VORSTANDSSITZUNGEN NUTZEN. GEHT DAS?

Sie können jederzeit Veranstaltungen erstellen und diese durchführen. Wofür Sie diese Veranstaltung nutzen bleibt Ihnen überlassen. Preise für regelmäßige kleinere Veranstaltungen haben wir zum aktuellen Zeitpunkt nicht.

AN WEN KANN ICH MICH WENDEN, WENN ES PROBLEME WÄHREND UNSERER VERANSTALTUNG GIBT?

Bitte probieren Sie Vereins-Abstimmung vor dem Einsatz aus und richten Sie Fragen vorab an uns.

Sollte es während Ihrer Veranstaltung zu Problemen kommen, können Sie uns telefonisch erreichen. Die Telefonnummer finden Sie im Impressum .

Welche Einschränkungen haben Test-Veranstaltungen?

Damit Sie Vereins-Abstimmung kostenfrei testen können, haben Sie beim Anlegen einer Veranstaltung die Möglichkeit, diese als Test zu deklarieren. Test-Veranstaltungen haben die nachfolgenden Einschränkungen:

- Maximal 10 Teilnehmer je Veranstaltung

- Löschung der Ergebnisse nach 14 Tagen

NUTZT IHR IRGENDWELCHE DATEN FÜR WERBUNG?

Uns liegt das Thema Datenschutz sehr am Herzen. Dementsprechend verantwortungsvoll gehen wir mit Ihren Daten um.

Aus diesem Grund nutzen wir Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung. Eine Nutzung für Werbung oder ähnliche Zwecke erfolgt daher nicht. Lediglich auf unserer Website (nicht dem Programm) verwenden wir Google Analytics für statistische Zwecke.

WIE läuft eine Veranstaltung Mit Vereins-Abstimmung ab?

Vor der Veranstaltung müssen Sie diese anlegen und die eingeladenen Teilnehmer hinzufügen. Alle Teilnehmer erhalten dann eine Einladung mit einem Veranstaltungs- und Authentifizierungs-Code, um sich im Abstimmungssystem anmelden zu können. Letzterer identifiziert den jeweiligen Teilnehmer, damit die Abstimmung nur einmal möglich ist.

Die Anmeldung für die Veranstaltung wird freigeschaltet, sobald Sie die Veranstaltung beginnen. Sobald Sie eine Abstimmung beginnen, wird diese automatisch bei allen Teilnehmern angezeigt. Wenn Sie die Abstimmung beenden, wird Ihnen und Ihren Teilnehmern das Ergebnis nach wenigen Sekunden angezeigt.

BEIM TEILNEHMER-IMPORT WIRD MIR ANGEZEIGT, DASS DAS LIMIT ERREICHT SEI. WAS BEDEUTET DAS?

Veranstaltungen sind standardmäßig mit einem Teilnehmer-Limit je Veranstaltung versehen, welches wir auf Anfrage gerne anpassen.

Beim Import werden immer bis zu 100 Teilnehmer auf einmal an den Server gesendet. Bevor diese gespeichert werden, wird überprüft, ob die einzutragenden Teilnehmer das aktuelle Limit überschreiten würden. Ist dies der Fall erhalten Sie die erwähnte Fehlermeldung.

IST HEPTAVOTE DSGVO-KONFORM?

Ja, HEPTAVOTE ist DSGVO-Konform.

Noch Fragen?

Sie haben Fragen oder wissen nicht, ob Sie mit HeptaVote die richtige Lösung gefunden haben? Sie möchten direkt mit uns sprechen oder wünschen eine Demo? Wir sind gerne für Sie da, beantworten Ihre Fragen und freuen uns auf Ihre Anregung.

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